Az elektronikus számla egyre inkább a háttérbe szorítja a papíralapú számlákat. Számos előnnyel bír, így:

• olcsóbb  (megtakarítható: papír, nyomtatás, postaköltség, élőmunka, kezelés és tárolási költség)
• gyorsabb (kiállításkor azonnal a vevő rendelkezésére áll, azonnal elkerül a vevőhöz, útja figyelemmel kísérhető, bármikor visszakereshető)
• egyszerűbb
• pontosabb  (befogadás is történhet elektronikusan, így kisebb az adatbeviteli hiba)
• egyszerűbb
• környezetbarát

A számlák elektronikus úton történő kibocsátását az Áfa törvény szabályozza, miszerint 2014-ben:
– Az elektronikus számla 168/A. § (1) bekezdésében említett eredetének hitelességére és adattartalmának sértetlenségére vonatkozó követelményeknek történő megfelelése úgy is biztosítható, ha az elektronikus számlát az elektronikus aláírásról szóló törvény rendelkezései szerinti minősített elektronikus aláírással látják el.

A minősített elektronikus aláírás használatához hitelesítési szolgáltatást kell vásárolni, aki e-számlát akar kibocsájtani.

A 24/1995 PM rendelet tartalmazza az „Elektronikus úton kibocsátott, illetőleg az ilyen alapon rendelkezésre álló számla adóigazgatási azonosításra való alkalmasságának szabályai”-it:

• az elektronikus úton kibocsátott, illetőleg az ilyen alapon rendelkezésre álló számla és az 1/F. § (2) bekezdés szerint megőrzött számla helyszíni ellenőrzése során az adóhatóság részére biztosítani kell a számla olvashatóságához szükséges technikai eszközöket (mind a befogadó, mind a kibocsátó részéről).

Ezt akkor kell alkalmazni, ha a megőrzés a digitális archiválás szabályairól szóló 114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet rendelkezései szerint, annak 3. § a) vagy b) pontjában meghatározott mód valamelyikeként történik.

A parMan rendszerben partnerenként lehet beállítani az e-számla kiállításának lehetőségét. Előfeltétel:

• partner törzsben a számlázási adatok fülnél a Számla formátum: Elektronikus számla
• partner törzsben a címzési adatok fülnél az E-mail cím –et meg kell adni (Számlázáskor erre a címre megy az értesítés az elektronikus számláról).

Az elektronikus számlát a vevő partnerek a számlakibocsátó e-számla felületről töltheti le a vevőnként megadott felhasználó név és jelszó megadásával.

Az e-számla felületen gyorsan és könnyen letölthető a jelenleg hatályos törvényeknek megfelelő elektronikus számla, melyet egy esetleges ellenőrzés során kell bemutatnia az ellenőrző hatóságnak.

Meg kell adni a letölteni kívánt elektronikus számla sorszámát, majd a számla letöltése gombot kell használni a letöltés megkezdéséhez.

A letöltéshez a böngészőben engedélyezni kell az előugró ablakokat erre a weboldalra.

Az e-számla felületen lehetőség nyílik a számla vagy számlakép PDF képének letöltésére is, melyet aztán könyvelésében használhat. A kinyomtatott elektronikus számlát az adóhatóság nem fogadja el bizonylatként, csak a minősített elektronikus aláírással ellátott letöltött elektronikus számlát.

A letöltött fájl megtekintéséhez a hitelesítő szolgáltató programja szükséges.